Derfor kan ikke alt bli enklere

– Vi må gjøre det enklere

Det er setningen jeg oftest hører når jeg møter ledere som skal digitalisere virksomheten sin. De ser komplekse systemer, tungvinte prosesser og frustrerte medarbeidere. Løsningen virker åpenbar: Vi må forenkle.

Det er vanskelig å være uenig. Hva om jeg fortalte deg at virkelig forenkling er umulig? At kompleksitet ikke kan fjernes, bare flyttes? Som når du rydder til gjester kommer på besøk, og stapper alt rotet inn i det ene skapet ingen skal åpne. Det er ikke bare en morsom sammenligning – det er faktisk et av de viktigste prinsippene i moderne teknologiutvikling. Det har til og med fått et navn: Tesler’s Law.

Den vanskelige balansegangen

Tenk på iPhone. Den er så enkel å bruke at selv små barn mestrer den. Bak den glatte overflaten ligger det lag på lag med kompleks teknologi. Apple har ikke fjernet kompleksiteten, de har bare bestemt at den skal ligge hos deres utviklere, ikke hos deg og meg.

Det samme gjelder for alle digitaliseringsprosjekter. Når vi forenkler én del av systemet, dukker kompleksiteten opp i et annet sted. Det er som et digitlat nullsumspill.

Tre steder kompleksiteten kan ligge

I praksis har vi tre valg når vi fordeler kompleksitet.

1. Hos brukerne; de må lære seg systemer, huske prosedyrer og ta beslutninger Dette er synlig kompleksitet som ofte fører til frustrasjon og feil.

2. I systemene. Kompleksiteten bakes inn i programvaren. Dette gjør hverdagen enklere for brukerne, men øker kostnadene for utvikling og vedlikehold.

3. I organisasjonen. Vi kan opprette støttefunksjoner, superbrukere og ekspertteam som tar seg av det komplekse. Dette flytter byrden fra de mange til de få.

Hvorfor er dette viktig for deg?

Neste gang noen lover deg et system som skal “fjerne all kompleksitet”, bør du spørre: Hvor blir den egentlig av? For kompleksitet forsvinner ikke, den flytter seg. Om du ikke velger bevisst hvor den skal ligge, risikerer du at den dukker opp der den gjør mest skade.

Det er her de viktige spørsmålene kommer inn:

• Er det greit at IT-avdelingen får mer å gjøre, om det betyr at alle andre sparer tid?
• Lønner det seg å investere i mer avanserte systemer for å gi en enklere brukeropplevelse? for de ansatte? for kundene?
• Hvilke deler av selskapet tåler mest kompleksitet?

Veien til smartere forenkling

God digitalisering handler ikke om å fjerne kompleksitet, men om å plassere den riktig. Det kreer at vi aksepterer at kompleksitet er unngåelig, kartlegger hvor den gjør minst skade, følger med at fordelingen fungerer over tid og investerer deretter.

For noen virksomheter betyr det å investere i kraftige systemer, utvikle selv, og ha en stor IT-avdeling. For andre betyr det å forenkle prosesser, fjerne unødvendige steg og ha en liten, smidig organisasjon. Noen ganger er svaret å la kompleksiteten bli værende der den er, fordi alternativene er verre, og flest ganger trenger man å erfarne at det er en balansegang.

Et spørsmål om balanse

Tesler’s Law er ikke en begresning, det minner oss om at digitalisering også handler om valg; ikke mellom komplekst og enkelt, men mellom ulike måter å fordele det komplekse på.

For det fine med å forstå at kompleksitet ikke kan fjernes, er at vi kan slutte å jakte på umulige løsninger. I stedet kan vi bruke energien på det som virkelig betyr noe; å finne den beste balansen for akkurat vår virksomhet.

Bjerk hjelper selskaper med rådgivning som hjelper med å finne balansen, og utvikling av systemer som gjør det enklere for brukerne. Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe deg.